一般而言，開航前7天必須安排訂艙，對于有提前接受委托的企業(yè)，應爭取第一批訂艙，旺季時根據(jù)市場情況適當提前；一般要求在預定開航日5個工作日內完成訂艙；業(yè)務托運時間限制在期限內，一般需在接單日內完成訂艙，最晚一個工作日內完成訂艙。

　　1.新的委托(訂艙操作員)

　　國際空運貨代訂艙操作員必須在操作系統(tǒng)中及時建立業(yè)務編號。創(chuàng)建新的業(yè)。檔案，輸入與業(yè)務相關的數(shù)據(jù)。所輸入的商業(yè)數(shù)據(jù)包括但不限于此：商業(yè)每一項屬性。發(fā)收信息。服務要求。提單要求。船名航次(如有可能)開航日期。啟運港。中轉港目的港。箱箱數(shù)量。貨名和數(shù)量，以及代理(如需)等。

　　2.預定程序(訂艙操作員)

　　國際空運貨代訂艙操作員必須在操作系統(tǒng)中及時建立業(yè)務編號。創(chuàng)建新的業(yè)務檔案，輸入與業(yè)務相關。數(shù)據(jù)。所輸入的商業(yè)數(shù)據(jù)包括但不限于此：商業(yè)每一項屬性。發(fā)收信息。服務要求。提單要求.船名航次(如有可能)開航日期.啟運港.中轉港目的港.箱箱數(shù)量.貨名和數(shù)量，以及代理(。需)等。

　　3.艙位通知(預訂操作員)

　　國際空運貨物代訂艙流程包括以下環(huán)節(jié)：寄送訂艙單。訂艙號或提貨號確認.預配和報關單發(fā)送確認.中轉港代碼的確認和車站收據(jù)的制作等等，沒有完成的任何一個環(huán)節(jié)都。為訂艙未完成。訂艙結束后，應將配艙資料及時輸入到作業(yè)系統(tǒng)，輸入時應確保準確，特別注意下列資料：船公司名稱.訂艙號或海單號.船名航次.開船日期.箱箱數(shù)量及運費/運輸條款等內容的核對。